Gibt es eine Rettung aus der Online-Meeting Hölle?

Gibt es eine Rettung aus der Online-Meeting Hölle?

29. Juli 2021 Online-Meetings Remote Work Tools 0

Full-Remote Unternehmen zeigen bewährte Lösungen für weniger Online-Meetings durch asynchrone Kommunikation, einfache Regeln und bewährte Tools auf.

Viele von uns sitzen seit März 2020 fast jeden Arbeitstag in zahlreichen Online-Meetings zur Abstimmung und Zusammenarbeit mit KollegInnen oder KundInnen. Und wie es derzeit aussieht, könnte es auch in Zukunft so bleiben: Online-Meetings sind bequem, effizient, sparen Reisezeit und -kosten und wir wissen auch nicht ob eine 4. oder 5. Covid-19 Welle wieder Reise- und Kontaktbeschränkungen mit sich bringen werden.

Aber viele Online-Meetings im Arbeitsalltag sind auch anstrengend, laugen aus und fesseln uns an unsere (Home-Office) Schreibtische und viele erleben eine Zoom-Müdigkeit und Erschöpfung. Es scheint, dass permanente Online-Meetings nicht der Königsweg zur flexiblen Gestaltung in einer hybriden Arbeitswelt sind. Sie sparen zwar oft Zeit, aber jede(r) muss zum Zeitpunkt des Online-Meetings online und verfügbar sein. Oft für viele Menschen zu ungünstigen Zeiten: Wenn die Kinder Unterstützung bei Hausaufgaben oder im Home-Schooling brauchen, wenn Pflegeverantwortung besteht oder einfach nur wenn der Paketbote klingelt oder gerade das Wetter perfekt für eine Rad- oder Laufrunde im Freien sind.

Viele Unternehmen haben diese Problematik während der Covid-19 Zeit erkannt und suchen nach Lösungen dafür. Zum Beispiel mit Online-Meeting freien Tagen oder Zeitfenstern ohne Videokonferenzen. Oder den verstärken Einsatz von Softwaretools wie Slack oder Microsoft Teams, die auch eine asynchrone (also nicht zeitgleiche und somit zeitflexible) Kommunikation ermöglichen. Dies sind zwar erste Ansätze das Problem in den Griff zu bekommen, sie funktionieren aber im Arbeitsalltag meist nicht wie gewünscht: KollegInnen oder ChefIn wollen „noch schnell“ etwas abklären, Führungskräfte haben keine Regeln dafür etabliert wann Face2Face, wann synchron mit Video-Konferenzen und wann asynchron kommuniziert werden soll/muss/darf.

Es gibt aber einige Organisationen, die sich aufgrund ihrer Organisation schon viele Jahre mit diesen Problemen und Themen beschäftigen: Die sogenannten All-Remote Unternehmen, die schon langjährige Erfahrung mit verteilter, hybrider Arbeit haben. Die zwei wohl bekanntesten Vertreter sind die Mutterfirma von WordPress, Automaticc, die 2005 von Matt Mullenberg gegründet wurde und über 1.600 verteilt Arbeitende auf dem ganzen Globus beschäftigt. Und GitLab, eine ebenfalls „full-remote company“ mit über 1.300 Angestellten, die eine der meistgenutzten Webanwendungen zur Verwaltung von Software-Entwicklung/Versionsverwaltung anbietet.

Als Schlüssel zu einem effektiven und effizienten verteilten Arbeiten, erfolgt ein großer Teil der Kommunikation asynchron und es werden Video-Konferenzen nur für gezielte und definierte Einsatzbereiche genutzt. Sie haben ihre gesamte interne Kommunikation auf asynchrone Kommunikation optimiert und ermutigen, die Sinnhaftigkeit/Notwendigkeit eines Meetings zu hinterfragen. Dadurch erhöhen sie die v.a. zeitliche Flexibilität der Angestellten, Aufgaben nach ihren Präferenzen zu erledigen. Und auch einer der größten Nachteile von synchronen Kommunikationsformen wie Video-Konferenzen lässt sich damit umgehen: instabile bzw. zu langsame Internetverbindungen der TeilnehmerInnen.

GitLab gibt einen umfassenden Überblick und konkrete Anleitungen und die von ihnen verwendeten Tools, wie (fast) alle Meeting-Formate im Unternehmen durch asynchrone Kommunikation transparent und effektiv ersetzt werden können. Eckpunkte dabei ist die Nutzung schriftlicher Kommunikation und das Hinterfragen von klassischen (Online-) Meetings. Sie sehen diesen Ansatz, den sie „Async 3.0 at Gitlab“ nennen, als wesentlichen Wettbewerbsvorteil im „War for Talents“ der Softwarebranche.

Auch Automaticc, betont die Wichtigkeit von asychroner Kommunikation für das effektive Arbeiten ihrer verteilten Teams: Sie kommunizieren zu 70 Prozent über ihr open-source Blogsystem P2, das sie entwickelt haben. Zu 25 Prozent über persönliche Chat-Räume/Video-Konferenzen und den Rest über Slack. Es gibt aber auch jeden Tag einen optionalen Austausch und soziale Aktivitäten, die z.B. moderiert über Zoom stattfinden. Damit wird das Zusammenhörigkeitsgefühl und der persönliche Austausch ihres global verteilten Teams gefördert. Ein Mitarbeiter beschreibt in seinem Blog, wie ein typischer Tag eines Automaticc Angestellten aussieht und welche Tools verwendet werden.

Mit der jahrelangen Erfahrung der oben vorgestellten full-remote Organisationen zeigt sich, dass es ein entkommen aus der Online-Meeting Hölle und Zoom-Fatique gibt: Die Entwicklung einer asynchronen Kommunikationskultur und die passenden Software-Tools, die dabei unterstützen. Damit wird es für Angestellte & Führungskräfte möglich, stressfreier, selbstbestimmter und produktiver zu arbeiten.

Für alle die sich näher mit den Erfahrungen und Methoden virtueller verteilter Teams beschäftigen wollen bietet GitLab das kostenlose „The Remote Playbook“ und einen fundierten umfassenden Überblick zur Praxis asynchroner Kommunikation in ihrem Unternehmen mit Videos etc. Empfehlenswert ist auch das Buch von Jason Fried und David Heinemeier Hansson „Remote – Office not required„.

Dies ist ein Beitrag in der Serie #BeyondMobility der Climeet-Initiative

Zum Autor: Ronald Hechenberger ist Digitalisierungs- und Innovationsexperte, u.a. Gründer der Initiative Climeet – Klimaschutz durch digitale Meetings und hat jahrelange Erfahrung in der Arbeit mit verteilten Teams und Organisationen.

Wer Beratung zum Thema sucht den unterstützen wir mit dem Navigator für Hybride Arbeit und unsere langjährige Erfahrung in der Arbeit mit verteilten Teams und den passenden Tools.